أفضل الطرق لاختيار نظام موارد بشرية سحابي لشركتك

إن وجود نظام موارد بشرية في شركتك هو أمر جيد بالفعل، إلا أن اختيار نظام سحابي سيُحدث فارقاً كبيراً في أداء المهام وإجراء كافة العمليات أينما كنت، وفي الوقت الذي يناسبك!
نورد في السطور القادمة بعض التفاصيل حول المعايير التي تضمن توافق نظام موارد بشرية سحابي مع أهداف شركتك وكيفية تعزيز كفاءة جميع أعمالك بالنظام المطوّر من شركة جسر.

ماذا يقصد بنظام موارد بشرية سحابي؟ وما مميزاته؟

يمكن تعريف نظام الموارد البشرية السحابي بأنه منصة لإدارة جميع العمليات والمهام المتعلقة بالموارد البشرية في الشركات والمؤسسات بالاعتماد على الحوسبة السحابية، فبدلاً من تخزين البيانات والبرمجيات على الخوادم المحلية داخل الشركة أو خارجها؛ يتم تخزينها على مخدمات سحابية، تسمح بالوصول إليها عبر الإنترنت من أي مكان وفي أي وقت.

يساهم التخزين السحابي في تقليل التكاليف المتعلقة بالبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، ويعزز من الكفاءة التشغيلية بفضل التحديثات التلقائية والمزايا الأمنية المتقدمة، كما يتميز بتوفيره مرونة أكبر في الوصول إلى البيانات وإجراء التعديلات إضافة إلى تسهيل التعاون بين الفرق المختلفة في الشركة بشكل أكثر فاعلية.

يشمل نظام الموارد البشرية السحابي العديد من الوظائف مثل إدارة بيانات الموظفين، متابعة الحضور والانصراف، حساب الرواتب والمكافآت، إدارة الإجازات، التوظيف، التدريب، وتقييم الأداء.

الفرق بين نظام الموارد البشرية السحابي والنظام التقليدي

عموماً، يعد النظام السحابي أكثر كفاءة وأماناً وأعلى مرونة وقابلية للتوسع، ويمكن القول بأن الفرق الرئيسي بين النظام السحابي والنظام التقليدي يتركز في طريقة تخزين البيانات وإدارتها، فتُخزّن البيانات في النظام السحابي على الإنترنت مما يتيح الوصول إليها من أي مكان، بينما في النظام التقليدي تُخزن البيانات على خوادم محلية ويتم الوصول إليها عبر شبكة داخلية.

كما يرتبط الفرق بجانب التكلفة والصيانة، فالنظام السحابي يتطلب توفير اشتراك شهري أو سنوي ولا يحتاج لتأمين تجهيزات للبنية التحتية أو لصيانتها، على عكس ما يحتاجه النظام التقليدي.

ويوفر النظام السحابي مرونة أكبر في التوسع وفي إجراء تحديثات تلقائية، بينما يتطلب النظام التقليدي توسيع النظام وتحديثه بطرق يدوية. إضافة إلى أن النظام السحابي يقدم مستويات أمان عالية بفضل مزودي الخدمة، بينما يحتاج النظام التقليدي إلى أساليب داخلية للأمان.

كيف تختار نظام موارد بشرية سحابي لشركتك؟

يحتاج اختيار نظام موارد بشرية سحابي لشركتك إلى دراسة متأنية لعدة عوامل تضمن توافق النظام مع احتياجات أعمالك وأهداف مؤسستك، إضافة إلى ضرورة الموازنة بين التكلفة والفعالية والميزات التي يوفرها النظام.

يمكنك قبل الاختيار مراعاة عدة جوانب، منها:

• تحديد متطلبات العمل في شركتك والتركيز على المهام اليومية التي تحتاج إلى إنجازها.
• التأكد من أن النظام يوفر واجهة مستخدم بسيطة ومرنة، بحيث يمكن للمستخدمين من مختلف المستويات التقنية التعامل معها بكل سهولة، فتعقيدات الواجهة تؤثر على كفاءة العمل وتزيد من الوقت المستغرق في التدريب.
• النظر في ميزات النظام الأساسية، مثل مسير الرواتب، تتبع المتقدمين للوظائف، جدولة الدوامات، إدارة الإجازات، وتقييم الأداء، ومدى ملاءمة النظام وتلبيته لاحتياجات شركتك في كل هذه المهام.
• أهمية إصدار تقارير دقيقة وشاملة باستخدام النظام، وتوفيره لأدوات تحليل قوية تساعد في اتخاذ قرارات إستراتيجية، لما لذلك من آثر على تحسين أداء الموارد البشرية ودعم نمو الشركة.
• الانتباه إلى مستويات الأمان وحماية البيانات التي يوفرها النظام، لأنها من أهم العوامل التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار عند اختيار النظام السحابي، فالمعلومات الشخصية والمالية للموظفين ستكون مخزنة على السحابة، لذا يجب أن يكون النظام مزوداً بتقنيات تشفير متقدمة وإجراءات أمان قوية لحماية البيانات من الاختراقات أو الضياع.
• توافق النظام مع القوانين المحلية المتعلقة بالعمالة، ومع اللوائح الدولية المتخصصة بحماية البيانات.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى في الشركة لتسهيل تبادل البيانات، مثل نظم المحاسبة، إدارة المشاريع، أو نظم الدفع الإلكتروني، فالتكامل الجيد يقلل من الحاجة لإدخال البيانات أكثر من مرة أو بشكل يدوي، ويزيد من الكفاءة في سير العمل.
• تقييم تكاليف الاشتراك في النظام السحابي ومدى استدامتها بالنسبة لميزانية الشركة.
• ضمان وجود دعم فني مستمر ومتاح دوماً لحل أي مشاكل قد تطرأ خلال فترة استخدام النظام.

تعزيز كفاءة الأعمال باستخدام نظام موارد بشرية سحابي من جسر

يتيح نظام جسر لإدارة الموارد البشرية أتمتة المهام اليومية مثل إدارة الحضور، الرواتب، والإجازات، ويوفر النظام حلولًا متكاملة تعتمد على تقنية السحابة، مما يعني أن جميع البيانات والعمليات تكون متاحة عبر الإنترنت، ويمكن للمستخدمين الوصول إليها من أي مكان وفي كل وقت باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت.

ويُساهم النظام السحابي من جسر في تعزيز كفاءة الأعمال من خلال تسهيل تنفيذ العمليات الإدارية والوصول إلى بيانات الموظفين وتقارير الأداء في كل وقت، مما يعزز سرعة اتخاذ القرارات.

بالإضافة إلى ذلك، فإن النظام يدعم التواصل بين الفِرق المختلفة داخل المؤسسة أو الشركة من خلال توافر أدوات للتفاعل بين الموظفين والإدارة بشكل ميسر.

كما يتيح النظام تحليل البيانات بشكل دقيق من خلال تقارير وتحليلات شاملة تساعد في تقييم الأداء وتحسين إستراتيجيات التوظيف، وتقليل التكاليف المرتبطة بالأخطاء البشرية، وزيادة الإنتاجية بشكل عام، مما يعزز الكفاءة الإجمالية للأعمال.

ومن أهم مزايا النظام السحابي في جسر:

• الوصول المرن: يتيح الوصول إلى النظام بسهولة من مختلف الأجهزة مثل الهواتف الذكية أو الحواسيب.
• الأمان: يعتمد جسر على بروتوكولات أمان متقدمة لحماية بيانات الموظفين والشركة.
• التحديثات التلقائية: يتم تحديث النظام تلقائياً لتحسين الأداء وضمان التوافق مع أحدث القوانين.
• خفض التكاليف: يقلل من الحاجة إلى الاستثمار في البنية التحتية لتقنية المعلومات، مثل الخوادم المحلية.
• التعاون الفوري: يسهل التعاون بين فرق العمل من مواقع مختلفة بفضل الوصول المركزي إلى البيانات.
• الخدمة الذاتية: يوفّر النظام للموظفين إمكانية تقديم الطلبات ومتابعة الإجازات والاطلاع على مسير الرواتب وتلقي الإشعارات عبر ميزة الخدمة الذاتية للموظف.

أفضل الطرق للاستفادة من نظام موارد بشرية سحابي من جسر

يُنصح بتبني بعض الممارسات للاستفادة القصوى من برامج الموارد البشرية السحابية في نظام جسر، وذلك لضمان تحقيق أقصى كفاءة وفعالية في إدارة الموارد البشرية.

من أهم هذه الممارسات تدريب فريق العمل باستمرار على استخدام النظام بأسهل الطرق وأكثرها فائدة، وضمان فهم جميع الأدوات والوظائف المتاحة، إضافة إلى إجراء تحديثات دورية للبيانات والتحقق من دقتها باستمرار، مما يساعد في تحسين جودة التقارير والتحليلات، كما لا بد من تفعيل إجراءات الدعم الفني السريع والفعال لحل أي مشاكل أو استفسارات قد تطرأ أثناء الاستخدام.

في الختام، يعد نظام الموارد البشرية السحابي خطوة مهمة نحو تحسين الكفاءة التشغيلية للمؤسسات، فهو يوفر حلولاً مرنة وآمنة لإدارة بيانات الموظفين، فيساعد الشركات في التركيز على النمو والتطوير بدلاً من التعامل مع التحديات التقنية والصيانة المستمرة، فيضمن توفير التكاليف وزيادة الإنتاجية وتحسين تجربة الموظفين.